Polityka prywatności i plików cookies

PRACOWNIA PSYCHOLOGICZNA KATARZYNA PERSZKE

1 Administrator danych i kontakt

Administratorem danych osobowych jest Katarzyna Perszke, prowadząca jednoosobową działalność gospodarczą pod firmą PRACOWNIA PSYCHOLOGICZNA KATARZYNA PERSZKE, z adresem rejestrowym: ul. Piaskowa 14, 67-115 Bytom Odrzański, NIP: 9251040214, REGON: 970674517, zwana dalej „Pracownią” lub „Administratorem”.

W sprawach dotyczących danych osobowych i wykonywania swoich praw możesz skontaktować się z Administratorem pocztą na powyższy adres lub elektronicznie: pracowniapsychologiczna1@gmail.com

2 Zakres polityki

Polityka wyjaśnia, w jaki sposób przetwarzamy dane osób odwiedzających stronę internetową Pracowni, kontaktujących się z nami, rezerwujących wizyty przez Zencal oraz kupujących e-booki i vouchery. Opisuje również korzystanie z plików cookies i podobnych technologii.

Dane przetwarzamy zgodnie z rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679, czyli RODO. Do zapisywania informacji na urządzeniu użytkownika i uzyskiwania do nich dostępu stosujemy także ustawę z dnia 12 lipca 2024 r. Prawo komunikacji elektronicznej.

Informacje dotyczące dokumentacji psychologicznej, diagnozy i przebiegu terapii przekazujemy odrębnie w związku z udzielaniem konkretnej usługi. Zasady ochrony informacji o zdrowiu przekazywanych przez stronę lub przy rezerwacji opisano także w punkcie 5.

Samo odwiedzenie strony lub zapoznanie się z polityką nie oznacza wyrażenia zgody na przetwarzanie danych w celach wymagających zgody.

3 Jakie dane przetwarzamy i skąd je otrzymujemy

Zakres danych zależy od funkcji, z której korzystasz.

– Kontakt: dane podane w wiadomości lub rozmowie, w szczególności imię, adres e-mail, numer telefonu oraz treść zapytania i dalszej korespondencji.

– Rezerwacja wizyty: dane identyfikacyjne i kontaktowe wymagane w formularzu, wybrany rodzaj usługi, termin, informacje o zmianie lub odwołaniu rezerwacji oraz status płatności, jeżeli dotyczy wizyty.

– Zakup e-booka lub vouchera: dane kupującego i dane rozliczeniowe wymagane w zamówieniu, adres e-mail do dostarczenia produktu lub potwierdzenia zakupu, szczegóły zamówienia, kwota, identyfikator i status płatności oraz dane potrzebne do wystawienia dokumentu sprzedaży.

– Realizacja vouchera: kod vouchera, informacje o jego ważności i wykorzystaniu oraz dane osoby, która zgłasza się do realizacji usługi.

– Korzystanie ze strony: dane techniczne, takie jak adres IP, data i czas połączenia, odwiedzany adres strony, informacje o przeglądarce i urządzeniu, błędach oraz zdarzeniach związanych z bezpieczeństwem.

Dane otrzymujemy przede wszystkim od Ciebie. Informacje o rezerwacjach otrzymujemy również za pośrednictwem Zencal, a informacje o przebiegu płatności od podmiotu obsługującego wybraną metodę płatności.

Jeżeli kupujący przekaże nam dane osoby obdarowanej voucherem, źródłem tych danych jest kupujący. Zakres obejmuje wyłącznie informacje potrzebne do oznaczenia lub dostarczenia vouchera, np. imię i adres e-mail, jeżeli taka forma jest dostępna. Osobie obdarowanej przekazujemy informacje o przetwarzaniu jej danych najpóźniej przy pierwszym kontakcie, a w każdym przypadku w terminie wymaganym przez art. 14 RODO, co do zasady nie później niż w ciągu miesiąca od ich otrzymania.

4 Cele i podstawy prawne przetwarzania

Kontakt i odpowiedzi na pytania. Dane wykorzystujemy do udzielenia odpowiedzi i prowadzenia korespondencji. Podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO, czyli nasz prawnie uzasadniony interes polegający na obsłudze zapytań. Jeżeli kontakt dotyczy zawarcia lub wykonania umowy, podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO.

Rezerwacja i obsługa wizyty. Dane wykorzystujemy do przyjęcia rezerwacji, ustalenia lub zmiany terminu, potwierdzenia wizyty, przesłania przypomnienia oraz obsługi płatności związanej z rezerwacją. Podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO: działania przed zawarciem umowy na Twoje żądanie i wykonanie umowy. Wiadomości organizacyjne służą obsłudze wizyty.

Sprzedaż e-booków i voucherów. Dane wykorzystujemy do zawarcia i wykonania umowy, obsługi zamówienia i płatności, dostarczenia produktu oraz umożliwienia realizacji vouchera. Podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO. Jeżeli dane osoby obdarowanej otrzymujemy od kupującego, podstawą ich użycia do dostarczenia lub oznaczenia vouchera jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO, czyli uzasadniony interes polegający na realizacji zamówionego prezentu. Dalsza rezerwacja przez osobę obdarowaną odbywa się na zasadach dotyczących rezerwacji wizyt.

Rozliczenia. Dane na dokumentach sprzedaży i w ewidencji podatkowej przetwarzamy w celu realizacji obowiązków wynikających z przepisów podatkowych i dotyczących prowadzonej ewidencji. Podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

Reklamacje, odstąpienia i zwroty. Dane wykorzystujemy do rozpatrzenia zgłoszenia, wykonania obowiązków wobec kupującego i rozliczenia zwrotu. Podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO w zakresie obowiązków ustawowych oraz art. 6 ust. 1 lit. b RODO w zakresie wykonania umowy.

Ochrona praw i obsługa żądań. Dane potrzebne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń przetwarzamy na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Naszym uzasadnionym interesem jest ochrona praw i wykazanie przebiegu realizacji umowy. Obsługa żądań dotyczących danych osobowych odbywa się na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO, w związku z obowiązkami wynikającymi z RODO.

Bezpieczeństwo strony. Dane techniczne wykorzystujemy do utrzymania działania strony, wykrywania błędów, zapobiegania nadużyciom i wyjaśniania incydentów. Podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO, czyli uzasadniony interes polegający na zapewnieniu bezpieczeństwa strony i użytkowników. Zasady zapisu informacji na urządzeniu opisano w punkcie 12.

Jeżeli w odrębnym przypadku podstawą przetwarzania jest zgoda, przed jej udzieleniem informujemy o konkretnym celu i zakresie danych. Zgodę można wycofać w dowolnym momencie. Nie wpływa to na zgodność z prawem działań podjętych przed jej wycofaniem.

5 Informacje dotyczące zdrowia

Dane dotyczące zdrowia podlegają szczególnej ochronie. Również informacja o rodzaju rezerwowanej pomocy psychologicznej może, zależnie od kontekstu, ujawniać informacje o zdrowiu. Nie traktujemy takich informacji jak zwykłych danych kontaktowych.

Prosimy, aby w ogólnym formularzu kontaktowym, uwagach do zamówienia ani przy zakupie vouchera nie podawać diagnoz, wyników badań, historii leczenia ani szczegółowego opisu problemów zdrowotnych. Sposób przekazania informacji potrzebnych do udzielenia pomocy ustalamy bezpośrednio z osobą korzystającą z usługi.

Informacje zbędne do obsługi sprawy usuwamy. Jeżeli dane dotyczące zdrowia są niezbędne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń, ich przetwarzanie może opierać się dodatkowo na art. 9 ust. 2 lit. f RODO, wyłącznie w zakresie potrzebnym do danego roszczenia.

6 Rezerwacje przez Zencal

Rezerwacje obsługuje Zencal sp. z o.o. z siedzibą w Krakowie, ul. Mogilska 65, 31-545 Kraków, NIP: 6751770090, KRS: 0000990807. W zakresie danych uczestników wizyt powierzonych przez Pracownię Zencal działa jako podmiot przetwarzający na nasze zlecenie. Administratorem danych rezerwacji pozostaje Pracownia.

W zakresie własnych celów Zencal, w szczególności danych osobowych pozyskiwanych przez jego narzędzia śledzące, dostawca może działać jako odrębny administrator. Zasady te opisuje polityka Zencal: https://zencal.io/pl/polityka-prywatnosci/.

Otworzenie kalendarza lub formularza rezerwacji może powodować połączenie z systemami Zencal. Zakres cookies i innych technologii zależy od sposobu udostępnienia kalendarza i jego konfiguracji. Zasady dotyczące zgody na technologie niewymagane do realizacji zamówionej funkcji opisano w punkcie 12.

7 Płatności i odbiorcy danych

Dane udostępniamy wyłącznie w zakresie potrzebnym do realizacji opisanych celów. Odbiorcami mogą być:

– Zencal, w zakresie obsługi rezerwacji;

– dostawcy hostingu, infrastruktury informatycznej, poczty elektronicznej i pomocy technicznej, w zakresie utrzymania strony, sklepu i komunikacji;

– banki i operatorzy płatności, w zakresie realizacji płatności i zwrotów;

– podmioty świadczące obsługę księgową i prawną, w zakresie rozliczeń i ochrony praw Pracowni;

– organy publiczne lub inne uprawnione podmioty, jeżeli obowiązek przekazania danych wynika z przepisów prawa.

Podmioty przetwarzające dane na nasze zlecenie działają na podstawie odpowiednich umów i naszych udokumentowanych poleceń. Niektórzy odbiorcy, w szczególności banki i operatorzy płatności, mogą przetwarzać dane również jako odrębni administratorzy w celu realizacji własnych obowiązków prawnych.

Informacja o podmiocie obsługującym wybraną płatność jest udostępniana w procesie płatności. Do obsługi transakcji przekazywane są dane wymagane przez daną metodę płatności, w szczególności identyfikacja zamówienia, jego wartość i niezbędne dane płatnika.

Nie sprzedajemy danych osobowych ani nie przekazujemy danych klientów innym podmiotom do wykorzystania na ich własne cele marketingowe.

8 Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Korzystanie z usług dostawców technologicznych może wiązać się z dostępem do danych spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego, także przez ich podwykonawców. Zencal wskazuje w swojej polityce możliwość takich transferów, w tym do USA, zależnie od używanych usług i integracji.

Informacje o zastosowanych zabezpieczeniach i ich kopię, z uwzględnieniem niezbędnej ochrony informacji poufnych, można uzyskać, kontaktując się z Administratorem w sposób podany w punkcie 1.

9 Jak długo przechowujemy dane

Dane przechowujemy przez czas odpowiadający celowi ich przetwarzania. Po jego zakończeniu usuwamy je lub trwale anonimizujemy, chyba że dalsze przechowywanie jest potrzebne do spełnienia obowiązku prawnego lub ochrony konkretnego roszczenia.

Korespondencja: przez czas obsługi zapytania i wyjaśnienia sprawy. Jeżeli wiadomości stanowią część realizacji umowy lub dowód potrzebny do ochrony roszczeń, stosujemy okres właściwy dla tego celu. Sam fakt kontaktu nie uzasadnia bezterminowego przechowywania korespondencji.

Rezerwacje i zamówienia: przez czas potrzebny do obsługi rezerwacji, wykonania umowy, dostarczenia e-booka lub umożliwienia wykorzystania vouchera w okresie jego ważności. Następnie zachowujemy tylko dane potrzebne do rozliczeń, obowiązków ustawowych lub ochrony roszczeń.

Dokumenty podatkowe: przez okres wymagany przepisami, co do zasady do upływu pięciu lat od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Okres może być dłuższy, jeżeli przepisy przewidują zawieszenie lub przerwanie biegu przedawnienia albo inny obowiązek przechowywania.

Reklamacje i roszczenia: przez czas rozpatrywania sprawy, a następnie do upływu właściwego terminu przedawnienia roszczeń. Termin zależy od rodzaju roszczenia i przepisów mających do niego zastosowanie. Jeżeli toczy się postępowanie, dane niezbędne do sprawy zachowujemy przez czas jego trwania i wykonania rozstrzygnięcia.

Logi techniczne: 2 lata

Informacje dotyczące wykrytego incydentu mogą być przechowywane dłużej, gdy jest to potrzebne do jego wyjaśnienia lub ochrony roszczeń.

Dane przetwarzane na podstawie zgody: do jej wycofania lub wcześniejszego osiągnięcia celu. Po wycofaniu zgody możemy zachować niezbędne informacje pozwalające wykazać fakt jej udzielenia i wycofania, jeżeli istnieje odrębna podstawa prawna takiego przechowywania.

Okresy dotyczące dokumentacji psychologicznej są określane odrębnie dla konkretnych usług; okres przechowywania danych zamówienia w sklepie nie wyznacza okresu przechowywania dokumentacji terapii.

10 Twoje prawa

W przypadkach i na warunkach przewidzianych w RODO przysługują Ci:

– prawo dostępu do swoich danych oraz otrzymania ich kopii;

– prawo sprostowania nieprawidłowych danych i uzupełnienia danych niekompletnych;

– prawo żądania usunięcia danych oraz ograniczenia ich przetwarzania;

– prawo przenoszenia danych dostarczonych Administratorowi, jeżeli przetwarzanie odbywa się w sposób zautomatyzowany na podstawie zgody lub umowy;

– prawo wniesienia sprzeciwu z przyczyn związanych z Twoją szczególną sytuacją, gdy przetwarzanie opiera się na art. 6 ust. 1 lit. f RODO;

– prawo wycofania zgody w dowolnym momencie, jeżeli jest ona podstawą przetwarzania;

– prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Informacje o sposobie złożenia skargi są dostępne na https://uodo.gov.pl/.

Usunięcie danych nie zawsze jest możliwe, np. gdy ich przechowywanie wynika z obowiązku prawnego lub jest niezbędne do ochrony roszczeń. O przyczynach odmowy informujemy w odpowiedzi na żądanie.

Na żądania odpowiadamy bez zbędnej zwłoki, co do zasady w ciągu miesiąca od ich otrzymania. W przypadkach przewidzianych przez RODO termin może zostać wydłużony o kolejne dwa miesiące; w ciągu pierwszego miesiąca informujemy wtedy o przedłużeniu i jego przyczynach. W razie uzasadnionych wątpliwości możemy poprosić o informacje niezbędne do potwierdzenia tożsamości.

11 Dobrowolność podania danych i automatyczne decyzje

Podanie danych jest dobrowolne, jednak niektóre informacje są potrzebne do odpowiedzi na wiadomość, zarezerwowania wizyty, zawarcia i wykonania umowy lub wystawienia dokumentu sprzedaży. Bez danych niezbędnych do danej czynności jej wykonanie może być niemożliwe. Dane wymagane w formularzach są odpowiednio oznaczane. Obowiązek podania niektórych danych do dokumentów rozliczeniowych wynika z przepisów.

Nie podejmujemy wobec Ciebie decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu, które wywoływałyby skutki prawne lub podobnie istotnie na Ciebie wpływały. Automatyczne potwierdzenie rezerwacji lub wysłanie zamówionego e-booka służy obsłudze złożonego zamówienia.

Pracownia nie wykorzystuje Google Analytics ani Meta Pixel i nie prowadzi za ich pomocą analityki użytkowników ani reklamy behawioralnej na stronie. Własne przetwarzanie danych przez zewnętrznych dostawców opisują ich polityki prywatności.

12 Pliki cookies i podobne technologie

Cookies to niewielkie informacje zapisywane przez przeglądarkę na Twoim urządzeniu. Strona może również korzystać z podobnych mechanizmów przechowywania informacji. Zasady opisane w tym punkcie odnoszą się do tych technologii niezależnie od ich nazwy.

Własne mechanizmy strony służą zapewnieniu funkcji potrzebnych do korzystania z serwisu, w szczególności utrzymaniu sesji, obsłudze koszyka i procesu zamówienia oraz bezpieczeństwu. Mechanizm uznajemy za niezbędny tylko wtedy, gdy jest rzeczywiście konieczny do transmisji komunikatu lub dostarczenia funkcji, której żądasz.

W zakresie spełniającym warunki art. 399 ust. 3 Prawa komunikacji elektronicznej stosowanie takich mechanizmów nie wymaga zgody. Jeżeli informacje zawarte w nich są danymi osobowymi, podstawą ich przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO w zakresie wykonania zamówionej usługi albo art. 6 ust. 1 lit. f RODO w zakresie zapewnienia bezpieczeństwa.

Mechanizmy analityczne, reklamowe lub inne, które nie korzystają z ustawowego wyjątku, mogą zostać uruchomione wyłącznie po uzyskaniu wymaganej zgody. Dotyczy to również takich mechanizmów dostawców zewnętrznych. Samo korzystanie ze strony, przewijanie jej lub pozostawienie domyślnych ustawień nie jest przez nas traktowane jako zgoda.

Jeżeli na stronie udostępniany jest mechanizm zgody na dodatkowe technologie, można jej odmówić i później ją wycofać przez ustawienia cookies. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem wcześniejszego przetwarzania.

Możesz również usuwać cookies i zarządzać ich zapisem w ustawieniach przeglądarki. Zablokowanie mechanizmów niezbędnych może uniemożliwić prawidłowe działanie koszyka, płatności lub rezerwacji. Usunięcie cookies z przeglądarki nie jest równoznaczne z usunięciem danych rezerwacji lub zamówienia przechowywanych przez Pracownię.

13 Bezpieczeństwo i zmiany polityki

Stosujemy środki techniczne i organizacyjne odpowiednie do charakteru danych i ryzyka ich przetwarzania. Ograniczamy dostęp do danych do osób, które potrzebują go do wykonywania powierzonych zadań i są zobowiązane do zachowania poufności.

Polityka może być aktualizowana w związku ze zmianami funkcji strony, wykorzystywanych usług lub przepisów. Aktualna wersja jest udostępniana na stronie Pracowni. Jeżeli zmiana dotyczy sposobu przetwarzania Twoich danych i wymaga dodatkowej informacji lub zgody, przekazujemy tę informację lub uzyskujemy zgodę przed rozpoczęciem danego przetwarzania.